1. ALCANCE Y NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
Esta política es de cumplimiento obligatorio para todos los procesos de la Compañía, sus empleados, contratistas, aliados estratégicos (Partners) y terceros que intervengan en el tratamiento de datos.
Infraestructura de Tratamiento: LA COMPAÑÍA garantiza la seguridad de la información mediante una arquitectura de red protegida. El procesamiento y almacenamiento de datos se realiza a través de infraestructura propia ubicada en territorio colombiano y/o mediante servicios de computación en la nube (Cloud Computing) provistos por terceros de reconocida idoneidad (como AWS u otros proveedores líderes). LA COMPAÑÍA mantiene el control administrativo y legal sobre dichos datos, asegurando que cualquier transferencia o transmisión internacional se realice bajo los estándares de protección exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y BIOMÉTRICOS
INGGO podrá recolectar y tratar datos sensibles, definidos como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Esto incluye, pero no se limita a, grabaciones de audio y video de asambleas, patrones de voz y registros fotográficos.
- Finalidad: Estos datos son tratados exclusivamente para la identificación de asambleístas, la seguridad de los eventos virtuales o mixtos, y la documentación legal de las deliberaciones (ej. generación de actas mediante el procesamiento de audios).
- Carácter Facultativo: El Titular tiene el derecho de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. No se condicionará la prestación de servicios generales a la entrega de datos sensibles, salvo que sea estrictamente necesario para la finalidad del servicio.
- Alternativa No Biométrica: Conforme a la Resolución 52185 de 2025 de la SIC, en caso de que se utilicen sistemas biométricos para el acceso o participación, LA COMPAÑÍA y sus Partners garantizarán siempre un mecanismo alternativo no biométrico que sea sencillo y accesible para el Titular.
3. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA) Y PRIVACIDAD DESDE EL DISEÑO
LA COMPAÑÍA incorpora herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar la experiencia del usuario y la eficiencia operativa:
- IA en Soporte y Call Center: Los datos recolectados en canales de atención podrán ser procesados por modelos de IA para clasificar incidentes y optimizar respuestas.
- Chatbot GoPH para Asambleas: La plataforma GoPH ofrece un asistente inteligente que analiza únicamente la documentación cargada por la administración de la copropiedad (reglamentos, convocatorias, informes financieros) para resolver dudas de los asambleístas.
- Limitación de Responsabilidad IA: Las respuestas del chatbot son orientativas y se basan estrictamente en la documentación suministrada; no sustituyen las decisiones de la Asamblea ni la asesoría legal directa.
- Derechos del Titular en IA: El Titular tiene derecho a conocer si interactúa con una IA y a solicitar la revisión humana de las respuestas o decisiones sugeridas por el algoritmo.
4. RELACIÓN CON PARTNERS Y COPROPIEDADES (GESTIÓN DE DATOS)
INGGO actúa como Sub-encargado o Encargado Técnico de la información suministrada por sus aliados estratégicos (Partners) y las Copropiedades (Responsables).
- Flujo de Datos: El Partner recolecta la información de la Copropiedad y la suministra a INGGO (vía correo o plataforma habilitada) para la creación de eventos en GoPH. Los datos incluyen: dirección del inmueble, nombre del propietario, coeficiente de propiedad y correo electrónico.
- Garantía de Autorización: El Partner garantiza contractualmente a INGGO que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para compartir dicha información.
- Uso de Datos: LA COMPAÑÍA utilizará estos datos exclusivamente para la ejecución técnica de la asamblea y el envío automatizado de credenciales de acceso.
- Autonomía del Partner: Los servicios adicionales prestados por el Partner (alquiler de equipos, grabaciones externas, etc.) se rigen por las políticas de datos del Partner; INGGO no asume responsabilidad por el tratamiento realizado fuera de la plataforma GoPH.
5. ÁREA RESPONSABLE Y CANAL DE ATENCIÓN (HÁBEAS DATA)
LA COMPAÑÍA ha designado al Área de Cumplimiento (gestionada a través de la Dirección Comercial y Administrativa) como la encargada de atender las solicitudes de los Titulares.
Nota Técnica: Las comunicaciones dirigidas a contabilidad@inggos.com se reservan estrictamente para asuntos de facturación y pagos, por lo que toda solicitud de protección de datos debe remitirse al canal comercial para garantizar su trazabilidad legal.
6. PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE CONSULTAS Y RECLAMOS
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes términos perentorios:
6.1. Consultas (Conocer qué datos reposan en la base)
- El Titular o sus causahabientes podrán solicitar información sobre sus datos.
- Término de Respuesta: Máximo diez (10) días hábiles.
- Prórroga: Si no es posible responder en dicho tiempo, se avisará al Titular y se dará respuesta en un plazo adicional de hasta cinco (5) días hábiles.
6.2. Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)
- Término de Respuesta: Máximo quince (15) días hábiles.
- Prórroga: Si no es posible responder, se informará al Titular y el plazo adicional no superará los ocho (8) días hábiles.
- Leyenda en Trámite: Una vez recibido un reclamo completo, INGGO incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
- Requisito de Procedibilidad: El Titular solo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INGGO.
7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y REPORTE DE INCIDENTES
INGGO implementa medidas administrativas y técnicas (cifrado de datos, control de acceso por perfiles, protocolos de transferencia segura) para proteger la información contra pérdida, robo o acceso no autorizado.
- Reporte de Brechas: Ante cualquier incidente de seguridad que comprometa los datos personales, LA COMPAÑÍA notificará a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a la normativa de Responsabilidad Demostrada (Accountability).
8. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Conservación: Los datos se conservarán mientras persista la finalidad del tratamiento o durante el tiempo que exija la ley (ej. términos de prescripción para la impugnación de actas de asambleas). LA COMPAÑÍA se reserva el derecho de modificar esta política, informando a los Titulares a través del sitio web o correos electrónicos antes de implementar cambios sustanciales.