En la propiedad horizontal, el administrador es la figura sobre la que descansa la gestión diaria de toda la copropiedad. Es a la vez representante legal de la persona jurídica que conforma el conjunto, ejecutor de las decisiones de asamblea y consejo, y responsable operativo de todo lo que ocurre dentro del conjunto. A pesar de su importancia, su rol es frecuentemente malentendido —tanto por los mismos residentes como por quienes ocupan el cargo.
¿Quién puede ser administrador de propiedad horizontal?
El Artículo 50 de la Ley 675 de 2001 establece que el administrador puede ser una persona natural o jurídica, propietaria o no de unidades dentro de la copropiedad. Es designado por el consejo de administración (cuando existe) o, en su defecto, por la asamblea general.
A diferencia de lo que muchos creen, la Ley 675 no exige título profesional específico para ser administrador de propiedad horizontal —cualquier persona natural puede serlo. Sin embargo, esto está a punto de cambiar: el Proyecto de Ley 146 de 2025 propone crear el RUNA (Registro Único Nacional de Administradores), un registro obligatorio que exigiría certificación de conocimientos en gestión de PH, incluyendo competencias tecnológicas.
El administrador es designado por períodos definidos en el reglamento, usualmente de un año, renovables. Su remuneración la fija el consejo de administración o la asamblea, y debe quedar claramente estipulada en el contrato de prestación de servicios o contrato laboral según la modalidad de vinculación.
Funciones del administrador según el Artículo 50 de la Ley 675
La ley establece una lista de funciones que el administrador debe cumplir, sin perjuicio de las adicionales que establezca el reglamento:
Representación legal
- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica que conforma la copropiedad.
- Suscribir los contratos autorizados por el consejo o la asamblea.
- Notificar a los propietarios sobre las decisiones de asamblea y consejo.
Gestión financiera
- Recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias de administración.
- Ejecutar el presupuesto aprobado por la asamblea.
- Llevar los libros de contabilidad de la copropiedad y presentar estados financieros.
- Cobrar judicialmente la cartera morosa cuando sea necesario.
- Mantener actualizado el Fondo de Imprevistos según el Artículo 35 de la Ley 675.
Gestión operativa
- Cuidar y vigilar los bienes comunes de la copropiedad.
- Administrar con diligencia y prudencia los bienes y servicios comunes.
- Hacer mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura común.
- Contratar y supervisar al personal de vigilancia, mantenimiento y aseo.
Gobierno y documentación
- Convocar y presidir las asambleas generales (en conjuntos sin consejo).
- Llevar y custodiar los libros de actas de asamblea y consejo.
- Expedir certificaciones de paz y salvo a propietarios.
- Atender los requerimientos de las autoridades.
Responsabilidades civiles del administrador
El administrador responde civilmente ante la copropiedad, los propietarios y terceros por los daños y perjuicios que cause en el ejercicio de sus funciones, cuando actúe con dolo o culpa. Esta responsabilidad no se limita a los actos propios: también puede responder por omisión, es decir, por dejar de hacer lo que debía hacer.
Casos típicos de responsabilidad del administrador incluyen: no cobrar cartera morosa oportunamente, contratar sin la autorización requerida, no mantener al día los seguros obligatorios, o no convocar asambleas en los plazos establecidos.
Contratos que superen los montos definidos en el reglamento requieren autorización del consejo. Gastos no presupuestados de cierta cuantía también. Actuar sin esta autorización no solo genera nulidades sino que expone al administrador a responsabilidad personal. Siempre consulte el reglamento antes de comprometer recursos de la copropiedad.
El RUNA: el futuro del perfil del administrador
El Proyecto de Ley 146 de 2025, actualmente en debate en la Cámara de Representantes, propone crear el Registro Único Nacional de Administradores de Propiedad Horizontal (RUNA). Si se aprueba, los administradores deberán:
- Registrarse en el RUNA antes de poder ejercer.
- Acreditar conocimientos en gestión de PH mediante certificación.
- Demostrar competencias en adaptabilidad tecnológica (uso de plataformas digitales de gestión).
- Mantener actualización periódica de conocimientos.
Aunque el proyecto aún no es ley, la tendencia es clara: el administrador del futuro en Colombia será un profesional certificado, con formación en derecho de PH y en herramientas tecnológicas de gestión.
El perfil del administrador moderno en 2026
Más allá de las funciones legales, el administrador de una copropiedad exitosa en 2026 debe dominar un conjunto de competencias que van más allá de lo que la ley exige:
- Conocimiento jurídico — Ley 675, Decreto 768/2025, reglamento interno, jurisprudencia relevante y proyectos de reforma en curso.
- Gestión financiera — Presupuesto, contabilidad de PH, flujo de caja, Fondo de Imprevistos y cartera morosa.
- Habilidades de comunicación — Comunicación efectiva con residentes, consejo y autoridades. Manejo de conflictos y mediación.
- Dominio tecnológico — Uso de plataformas de gestión integral, asambleas virtuales, sistemas de control de acceso y herramientas de cobro digital.
- Liderazgo y ética — Capacidad de ejercer autoridad con legitimidad, transparencia en el manejo de recursos y disposición para rendir cuentas.
La plataforma del administrador moderno
GoPH One reúne todo lo que un administrador necesita: cartera y facturación, comunicaciones con residentes, control de portería y acceso, reservas de zonas comunes y gestión de visitantes. Menos tiempo en tareas operativas, más tiempo para lo estratégico.
Conocer GoPH One