Uno de los conflictos más frecuentes en los conjuntos residenciales surge de una pregunta aparentemente simple: ¿quién tiene la autoridad para tomar esta decisión? Un administrador que actúa sin respaldo. Un consejo que se extralimita. Una asamblea que aprueba lo que no le corresponde. La Ley 675 de 2001 establece con precisión una estructura de gobierno de tres niveles con facultades diferenciadas. Entenderla es el primer paso para una copropiedad bien administrada.
Los tres órganos de gobierno de la copropiedad
La Ley 675 define una jerarquía clara de autoridad compuesta por tres órganos, cada uno con competencias específicas que no pueden ser invadidas por los otros:
- La Asamblea General de Copropietarios — órgano supremo y soberano.
- El Consejo de Administración — órgano ejecutivo y de control intermedio (obligatorio en conjuntos con más de 30 unidades privadas).
- El Administrador — representante legal y ejecutor de la gestión diaria.
La Asamblea General: el órgano soberano
La Asamblea General de Copropietarios es el máximo órgano de dirección de la copropiedad (Art. 37, Ley 675). Sus decisiones, adoptadas con los quórums correspondientes, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios —incluso para quienes votaron en contra o estuvieron ausentes.
Decisiones exclusivas de la asamblea (Art. 39)
Hay materias que solo puede decidir la asamblea y que no pueden delegarse al consejo ni al administrador:
- Elegir y remover al administrador (cuando no hay consejo de administración).
- Aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos.
- Aprobar los estados financieros del período anterior.
- Modificar el reglamento de propiedad horizontal (requiere mayoría calificada del 70%).
- Autorizar cuotas extraordinarias que superen 4 veces el valor de la cuota mensual ordinaria.
- Decidir el destino de bienes comunes no esenciales.
- Elegir al revisor fiscal, cuando aplique.
- Decidir sobre la disolución y liquidación de la persona jurídica.
Quórum deliberatorio: más del 50% de los coeficientes totales.
Quórum decisorio ordinario: más de la mitad de los presentes.
Quórum calificado: 70% del total de coeficientes (para reformas al reglamento y decisiones trascendentales).
El Consejo de Administración: ejecutivo entre asambleas
El Consejo de Administración actúa como órgano ejecutivo entre una asamblea y otra. Su existencia es obligatoria en conjuntos con más de 30 unidades privadas (Art. 53, Ley 675). En los demás, es facultativa, pero altamente recomendable.
El consejo cumple dos funciones principales: supervisar al administrador y tomar decisiones operativas que la asamblea le ha delegado expresamente o que el reglamento le atribuye. Entre sus facultades típicas están:
- Aprobar contratos por montos establecidos en el reglamento.
- Autorizar gastos no presupuestados dentro de límites definidos.
- Fijar el monto de las cuotas de administración (si así lo delega la asamblea).
- Decidir sobre la imposición de multas a propietarios o residentes.
- Verificar el cumplimiento de las decisiones de asamblea por parte del administrador.
El consejo no puede remplazar a la asamblea. No puede aprobar el presupuesto anual, autorizar cuotas extraordinarias mayores al umbral legal, modificar el reglamento ni tomar decisiones que la ley reserva exclusivamente a la asamblea. Hacerlo es nulo de pleno derecho.
El Administrador: representante legal y gestor operativo
El Administrador es la figura de gestión cotidiana de la copropiedad. Representa legalmente a la persona jurídica que constituye la copropiedad, ejecuta las decisiones de asamblea y consejo, y toma decisiones operativas dentro de su ámbito de competencia (Art. 50, Ley 675).
Las decisiones que el administrador puede tomar de manera autónoma incluyen:
- Contratar servicios operativos dentro del presupuesto aprobado.
- Realizar pagos de nómina y proveedores habituales.
- Expedir paz y salvos a propietarios.
- Ejecutar las decisiones del consejo y la asamblea.
- Tomar medidas urgentes ante emergencias, con informe posterior al consejo.
Tabla comparativa: quién decide qué
| Decisión | Asamblea | Consejo | Administrador |
|---|---|---|---|
| Presupuesto anual | ✓ Exclusiva | — | — |
| Estados financieros | ✓ Exclusiva | — | Presenta |
| Cuotas extraordinarias grandes | ✓ Exclusiva | — | — |
| Reforma al reglamento | ✓ Exclusiva (70%) | — | — |
| Multas a residentes | Apela | ✓ Decide | Propone |
| Contratos grandes | — | ✓ Autoriza | Ejecuta |
| Contratos menores | — | — | ✓ Autónomo |
| Pagos habituales | — | — | ✓ Autónomo |
| Medidas de emergencia | — | — | ✓ Con informe |
¿Qué pasa cuando se invaden competencias?
Cuando un órgano toma una decisión que no le corresponde, esa decisión es susceptible de impugnación. El Artículo 49 de la Ley 675 establece que cualquier propietario puede impugnar las decisiones de asamblea o consejo que violen la ley o el reglamento, ante el juez civil municipal o ante árbitro, dentro de los 2 meses siguientes a la comunicación de la decisión. Si la decisión fue tomada por el administrador extralimitándose, corresponde al consejo o la asamblea revocarla.
Buenas prácticas de gobierno
- Documente cada decisión — Todo lo que decida cada órgano debe quedar en acta firmada: asamblea, consejo o memorando del administrador.
- Verifique competencias antes de actuar — Antes de tomar una decisión, confirme que el órgano que la va a tomar tenga facultad para hacerlo según la ley y el reglamento.
- Informe a los propietarios oportunamente — Las decisiones del consejo y el administrador deben comunicarse a los residentes. La opacidad genera desconfianza y conflictos.
- Use herramientas digitales — Un sistema de gestión integrado hace trazable cada decisión, quién la tomó, con qué respaldo y cuándo se comunicó.
Tome decisiones con respaldo digital
GoPH Asambleas facilita la convocatoria, el quórum en tiempo real, el registro de votaciones y la generación automática de actas con plena validez legal. Cada decisión queda documentada y trazable.
Conocer GoPH Asambleas