Una asamblea bien preparada es una asamblea que termina con decisiones válidas, sin conflictos sobre el proceso y con los copropietarios satisfechos de la transparencia del ejercicio. Una mal preparada puede terminar en impugnaciones, decisiones inválidas y pérdida de credibilidad del administrador. Esta guía es el checklist que todo administrador necesita.
Tipos de asamblea: ordinaria y extraordinaria
La Ley 675 de 2001 establece dos tipos de asamblea:
- Ordinaria: se celebra una vez al año, dentro de los tres primeros meses del año. Es obligatoria. Se aprueban estados financieros, presupuesto anual, informe de gestión del administrador y se puede elegir consejo.
- Extraordinaria: puede convocarse en cualquier momento cuando lo requieran necesidades urgentes. Solo puede tratar los temas incluidos en la convocatoria.
30 días antes: la convocatoria
El artículo 39 de la Ley 675 establece que la convocatoria debe hacerse con al menos 15 días hábiles de anticipación para asambleas ordinarias, aunque muchos reglamentos exigen 30 días calendario. Verifique siempre lo que dice su reglamento específico.
La convocatoria debe incluir obligatoriamente:
- Nombre de la copropiedad.
- Fecha, hora y lugar (o enlace si es virtual).
- Orden del día completo y detallado.
- Indicación de que se celebrará en segunda convocatoria si no hay quórum en la primera.
- Instrucciones para asistencia presencial y/o virtual (si aplica).
- Forma de otorgar poder a otro propietario.
La convocatoria debe hacerse por el medio establecido en el reglamento: correo electrónico confirmado, comunicación física a la unidad, cartelera oficial de la copropiedad. Si usa múltiples canales, mejor — pero asegúrese de tener prueba de entrega de al menos el canal que exige el reglamento.
Checklist 30-15 días antes
- Definir fecha, hora y lugar de asamblea con el consejo
- Redactar el orden del día con todos los puntos a tratar
- Enviar convocatoria por los canales reglamentarios con prueba de entrega
- Preparar estados financieros del período (balance, P&G, ejecución presupuestal)
- Preparar propuesta de presupuesto para el siguiente año
- Preparar informe de gestión del administrador
- Actualizar el listado de propietarios con coeficientes vigentes
- Actualizar el listado de propietarios en mora (restricción de voto)
- Si hay elección de consejo: abrir período de inscripción de candidatos
- Configurar la plataforma de asamblea (virtual o presencial con GoPH)
Checklist semana previa
- Enviar recordatorio de convocatoria a todos los propietarios
- Poner a disposición los documentos (estados financieros, presupuesto, informes) para revisión previa
- Verificar disponibilidad del salón o plataforma virtual
- Confirmar quién presidirá la asamblea y quién actuará como secretario
- Preparar formatos de registro de asistencia y poderes
- Hacer prueba de conectividad si la asamblea es virtual o mixta (Decreto 176/2021)
- Proyectar asistencia y verificar si se espera quórum deliberatorio
El día de la asamblea
| Momento | Acción | Responsable |
|---|---|---|
| Apertura (30 min antes) | Registro de asistentes, verificación de poderes, cálculo de quórum en tiempo real | Administrador |
| Verificación de quórum | Declarar si hay quórum deliberatorio (más del 50% del coeficiente). Si no hay, esperar la segunda convocatoria | Presidente de asamblea |
| Elección de presidente y secretario | Si el reglamento lo exige, elegir presidente de debate y secretario de acta entre los asistentes | Asamblea |
| Desarrollo del orden del día | Tratar cada punto en el orden convenido, con debate y votación formal para cada decisión | Presidente / Administrador |
| Votaciones | Anunciar tipo de votación y mayoría requerida antes de cada votación | Presidente / GoPH |
| Cierre | Lectura y aprobación del acta (o indicar plazo de entrega). Levantar la sesión formalmente | Presidente |
El acta: la prueba de lo que se decidió
El acta es el documento legal que prueba las decisiones de la asamblea. Debe contener: fecha, hora, lugar, lista de asistentes con coeficientes, quórum verificado, puntos del orden del día tratados, resultado de cada votación con coeficientes a favor/en contra y firma del presidente y secretario. Debe entregarse a los propietarios dentro del plazo establecido en el reglamento (generalmente 20-30 días hábiles).
Si no hay quórum deliberatorio en la primera convocatoria, la asamblea se cita de nuevo (generalmente 1 hora después o en fecha posterior según el reglamento) y puede deliberar y decidir con cualquier número de copropietarios presentes. Las decisiones así tomadas son válidas pero de menor peso político — aplique este mecanismo solo cuando sea inevitable.
Una asamblea donde los documentos estuvieron disponibles con anticipación, los propietarios llegaron informados y el sistema de votación funciona sin contratiempos puede resolverse en 90 minutos en lugar de las 3-4 horas habituales. La preparación es respeto por el tiempo de toda la comunidad.
Asambleas sin estrés con GoPH
GoPH Asambleas automatiza el registro de asistentes, el cálculo de quórum, las votaciones y la generación del acta. El administrador se concentra en liderar, no en contar papeletas.
Ver GoPH Asambleas