Las zonas comunes son el corazón de cualquier copropiedad: son los espacios que todos comparten y que definen en gran medida la calidad de vida del conjunto. Su gestión adecuada —desde el reglamento de uso hasta el mantenimiento preventivo— es una de las responsabilidades más visibles del administrador y una fuente frecuente de conflictos cuando se maneja mal.
¿Qué son los bienes comunes según la Ley 675?
El artículo 3 de la Ley 675 de 2001 define los bienes comunes como las partes del edificio o conjunto de uso y goce general de los copropietarios, necesarias para la existencia, estabilidad, conservación y funcionamiento del inmueble. Son de propiedad común de todos los titulares de las unidades privadas y no pueden ser objeto de división o partición.
Bienes comunes esenciales vs no esenciales
La ley distingue dos categorías con implicaciones jurídicas distintas:
| Categoría | Ejemplos | ¿Se pueden desafectar? |
|---|---|---|
| Esenciales | Estructura, redes de servicios, escaleras, cubierta, fachada, ascensores | No — son indispensables para la existencia del edificio |
| No esenciales | Salón social, BBQ, piscina, cancha, gimnasio, zonas verdes recreativas | Sí — con aprobación unánime de asamblea (o mayoría calificada según el reglamento) |
La desafectación convierte un bien común no esencial en bien privado (por ejemplo, un parqueadero de visitantes que se vende a un propietario). Requiere aprobación de asamblea con mayoría calificada, escritura pública y registro en la oficina de instrumentos públicos.
El reglamento de uso de zonas comunes
El reglamento de uso —o manual de zonas comunes— establece las reglas específicas para cada espacio compartido. A diferencia del reglamento de propiedad horizontal, puede actualizarse por decisión de asamblea ordinaria. Debe definir:
- Horarios de acceso a cada zona (piscina, gimnasio, salón).
- Capacidad máxima de personas por zona.
- Proceso de reserva y pago de depósito si aplica.
- Restricciones de acceso para unidades en mora.
- Responsabilidades del usuario ante daños.
- Normas específicas (silencio, mascotas, menores sin adultos).
El sistema de reservas: del papel al digital
El sistema de reservas es uno de los puntos de mayor fricción en las copropiedades. En el modelo tradicional, el residente llama al administrador o portería, quien anota en un cuaderno o Excel. Esto genera:
- Dobles reservas por error de registro.
- Imposibilidad de consultar disponibilidad en tiempo real.
- Falta de trazabilidad cuando hay daños o incumplimientos.
- Carga operativa innecesaria para el administrador.
Con GoPH One, el residente consulta disponibilidad, reserva y recibe confirmación desde su celular, sin necesidad de llamar. El sistema aplica automáticamente las restricciones de mora y envía recordatorios previos a la reserva.
Mantenimiento de zonas comunes
El mantenimiento preventivo es la responsabilidad más importante del administrador respecto a las zonas comunes. Un mantenimiento deficiente genera daños costosos, accidentes y responsabilidad civil para la copropiedad. El plan de mantenimiento debe incluir:
- Mantenimiento preventivo programado: ascensores, bombas de agua, planta eléctrica, piscina, sistema de gas.
- Mantenimiento correctivo: reparaciones ante fallas o daños reportados.
- Inventario de activos: registro de todos los bienes comunes físicos con vida útil estimada.
- Presupuesto de mantenimiento: incluido en el presupuesto anual presentado a asamblea.
Si un residente o visitante sufre un accidente en una zona común por mantenimiento deficiente (piso mojado sin señalización, barandas sueltas, ascensor en mal estado), la copropiedad puede ser condenada a pagar indemnización. Por eso el seguro de responsabilidad civil y el mantenimiento preventivo son indispensables.
Una copropiedad con zonas comunes bien mantenidas, limpias y fácilmente reservables puede aumentar hasta un 15% el valor de las unidades privadas respecto a conjuntos similares con gestión deficiente. Es una inversión, no un gasto.
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